Markkinoinnin ulkoistaminen mielessä? Näin ulkoistat pienen yrityksen markkinoinnin!

Markkinoinnin ulkoistaminen. Jo pelkkä termi tuo monelle mieleen isot konsulttitalot, vaikeaselkoiset sopimukset ja kalliit pakettiratkaisut, jotka eivät mahdu pienyrittäjän budjettiin. Myös ajatus siitä, että ulkopuolinen kumppani todella ymmärtäisi juuri minun yritykseni arkea, saattaa tuntua pienelle yrittäjälle kaukaiselta.

Ei siis ihme, jos markkinoinnin ulkoistaminen mietityttää.

Minusta markkinointi on kuitenkin heti kirjanpidon jälkeen ajankäytöllisesti järkevin asia, jonka pienyrittäjä voi ulkoistaa.

Kun markkinoinnin ulkoistaa ammattilaiselle – yhdelle tai useammalle – vapautuu yrityksessä roppakaupalla aikaa siihen, minkä se osaa parhaiten. Samalla yritys saa käyttöönsä markkinoinnin strategista osaamista ja näkemystä, jota talon sisältä ei välttämättä löydy.

Ja mikä saattaa yllättää iloisesti – markkinoinnin ulkoistaminen ei useinkaan ole niin kallista kuin moni ensin kuvittelee.

Yksinkertaisimmillaan markkinoinnin ulkoistaminen voi tarkoittaa yksittäisten toimenpiteiden – kuten verkkosivujen päivitysten, somesisältöjen tuotannon tai Google-mainonnan suunnittelun – hankkimista ostopalveluna. Toisessa ääripäässä koko yrityksen markkinointi voidaan ulkoistaa ulkopuoliselle kumppanille, joka vastaa niin strategisesta suunnittelusta, käytännön toteutuksista kuin tulosten analysoinnista.

Markkinoinnin ulkoistaminen ei kuitenkaan saisi koskaan tarkoittaa sitä, että vastuu markkinoinnista heitetään sokkona ulkopuoliselle kumppanille ja toivotaan parasta. Onnistumisen edellytyksenä on, että molemmat osapuolet ymmärtävät, mitä ollaan tekemässä – ja miksi. Se puolestaan vaatii tiivistä ja tavoitteellista yhteistyötä.

Tässä kirjoituksessa käyn läpi, mitä markkinoinnin ulkoistaminen käytännössä tarkoittaa pienelle yritykselle, millaisia hyötyjä ulkoistaminen tarjoaa ja mihin asioihin oikeaa markkinoinnin kumppania etsiessä kannattaa kiinnittää huomiota.

Entäs minä? Mikä on minun ja Preferian porkkana tässä keskustelussa?

Minäkin tarjoan kuukausimallilla toteutettavaa markkinoinnin ulkoistuspalvelua erityisesti pienille yrityksille.

Yhteistyömallini perustuu säännöllisiin, kuukausittaisiin markkinointiviestinnän katsauksiin, joissa käymme yhdessä läpi jo tehdyt toimenpiteet, kertyneen datan ja tulokset – sekä päätämme niiden pohjalta seuraavat markkinoinnin askelmerkit.

Taustalla on aina selkeä, etukäteen laadittu markkinointisuunnitelma, jonka avulla tekeminen pysyy tavoitteellisena eikä sorru sattumanvaraisuuteen. Näin markkinointi rakentuu pitkäjänteisesti ja pysyy koko ajan linjassa yrityksen liiketoiminnan kanssa.

Miltä tällainen malli näyttää käytännössä? Sen osaavat kertoa parhaiten asiakkaani itse. Tutustu esimerkiksi siihen, millaista yhteistyötä teen rakennusalan toimijan, Uudenmaan Rala Palveluiden, kanssa ja millaisia hyötyjä he ovat saaneet markkinointinsa ulkoistamisesta.

Mitä markkinoinnin ulkoistaminen mahdollistaa pienelle yritykselle?

Markkinoinnin ulkoistamista perustellaan usein, ja ymmärrettävästi, ajan tai osaamisen puutteella.

Ne ovat molemmat ilman muuta painavia perusteita, mutta eivät mielestäni kaikkein tärkein syy siihen, miksi juuri pienen yrityksen kannattaa ostaa markkinointipalveluita ulkopuolelta.

Monelle pienyritykselle ulkoistaminen on ennen kaikkea mahdollisuus siirtyä reaktiivisesta ja satunnaisesta markkinoinnista kohti tavoitteellista tekemistä. Siinä vaiheessa markkinointi ei ole enää yrityksessä irrallinen tukifunktio, vaan olennainen osa liiketoiminnan kasvua ja kehittämistä.

Eräs Preferian asiakas sanoitti aikoinaan kartoituspalaverissamme hyvin sen, miksi hän halusi ulkoistaa markkinoinnin ulkopuoliselle asiantuntijalle. Kolme keskeistä syytä olivat ulkopuolisen kumppanin ammattitaito, ajantasainen osaaminen ja markkinoinnin suunnitelmallisuus.

1. Ammattitaito: Ulkoistaessaan markkinoinnin yritys saa käyttöönsä osaavan ammattilaisen ilman, että sen tarvitsee palkata rooliin omaa vakituista työntekijää. Tämä on erityisesti pienille yrityksille kustannustehokas ja usein myös hermoja säästävä ratkaisu. Kun alan asiantuntija hoitaa markkinoinnin, yrittäjä voi keskittyä siihen, missä on itse parhaimmillaan.
2. Ajantasainen osaaminen: Markkinoinnin alustat, trendit – ja myös lainsäädäntö – muuttuvat nopeasti. Harva yrittäjä ehtii seurata jatkuvasti uusia markkinoinnin trendejä, saati opetella eri mainosalustojen ominaisuuksia. Ulkopuolinen kumppani tuo ajantasaisen osaamisensa asiakkaan käyttöön ilman, että tämän tarvitsee opetella kaikkea itse.
3. Suunnitelmallisuus: Markkinoinnin onnistuminen edellyttää, että yrityksellä itsellään on selkeät tavoitteet, mittarit ja ymmärrys omasta liiketoiminnastaan. Ulkopuolisen asiantuntijan rooli on tuoda tekemiseen jatkuvuutta ja varmistaa, että yksittäiset markkinoinnin toimenpiteet eivät jää irrallisiksi tempauksiksi, vaan rakentavat pitkäjänteisesti liiketoimintaa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että markkinoinnissa tehdään oikeita asioita, oikeaan aikaan ja oikeista syistä.

Miten markkinoinnin ulkoistaminen käytännössä toimii?

Koska jokaisen yrityksen liiketoiminnalliset tavoitteet ja resurssit ovat erilaisia, ei markkinoinnin ulkoistamiseen ole olemassa yhtä ainoaa, kaikille sopivaa kaavaa. Tarpeet voivat vaihdella projektikohtaisista toteutuksista jatkuvaan kuukausittaiseen sisällöntuotantoon.

Markkinoinnin ulkoistamista voi mielestäni tarkastella neljän erilaisen yhteistyömallin kautta:

1) Yritys ostaa yksittäisiä palveluita useilta eri toimijoilta
Monelle pienelle yritykselle tutuin malli on ostaa markkinointipalveluita – kuten digimainontaa, taittotöitä tai sisällöntuotantoa – useilta kapea-alaisiin osa-alueisiin erikoistuneilta toimijoilta. Tämä saattaa alkuun tuntua helpolta ja joustavalta ratkaisulta, mutta kokonaisuuden hallinta jää täysin asiakkaan vastuulle. Mitä useammalta ulkopuoliselta toimijalta markkinointipalveluita ostetaan, sitä työläämmäksi kokonaisuuden koordinointi käy. Samalla markkinoinnin punainen lanka katoaa helposti – ja ajansäästö, jota ulkoistamisella haettiin, jää saavuttamatta.

2) Koko markkinointi ulkoistetaan monihenkiselle tiimille
Monet markkinointitoimistot tarjoavat yksittäisten palveluiden rinnalla mallia, jossa asiakas saa käyttöönsä useiden eri alojen asiantuntijatiimin projektipäälliköistä graafikkoihin ja sisällöntuottajista data-asiantuntijoihin. Tällainen malli toimii hyvin, jos ulkopuoliselta kumppanilta kaivataan laajaa osaamista, nopeaa reagointikykyä ja eri näkökulmia. Pienelle yritykselle haasteeksi voi kuitenkin muodostua kokonaispalvelun hinta.

3) Ulkoistetun markkinointipalvelun toteuttaa alihankkijaverkosto
Moni markkinointitoimisto on vastannut em. kokonaispalvelun kustannushaasteeseen siirtymällä malliin, jossa se tarjoaa ulkoistetun markkinointipalvelun kokonaisuutena – mutta ulkoistaa käytännön toteutuksen edelleen freelancereille toimeksiantokohtaisesti. Parhaimmillaan tämä yhdistää joustavasti useiden eri alojen asiantuntijoiden osaamisen. Haasteet liittyvät kuitenkin usein rikkinäisen puhelimen efektiin ja läpinäkyvyyden puutteeseen. Kun välikäsiä on monta, projektipäällikön rooli voi typistyä viestinviejäksi. Pienen yrityksen näkökulmasta keskeistä olisikin tietää, kuka palvelun todellisuudessa tuottaa, mistä siinä maksetaan ja kenelle.

4) Kokonaisvaltainen yhden asiantuntijan malli – jota myös Preferia tarjoaa
Tässä mallissa markkinoinnin suunnittelu ja toteutus hoituvat yhden asiantuntijan toimesta. Tiiviin yhteistyön ansiosta markkinoinnin kumppani tuntee yrityksen liiketoiminnan ja markkinoinnin tarpeet, mikä sujuvoittaa arkea, takaa markkinoinnin tavoitteellisuuden ja on usein jopa nopein tapa toteuttaa markkinointia. Peruspalvelut tuotetaan itse, minkä lisäksi asiantuntijoilta löytyy verkostostaan tarpeen tullen myös lisäresursseja oman osaamisen vahvistamiseksi. Yhden kumppanin malli onkin asiakkaalle usein selkein, kustannustehokkain ja henkilökohtaisin vaihtoehto.

Markkinointia ulkoistavien yritysten toiveet voivat vaihdella paljon: toiset haluavat ulkoistaa kaiken, toiset taas tehdä mahdollisimman paljon itse. Myös Preferian asiakkaissa on runsaasti molempiin suuntauksiin kallistuvia yrityksiä.

Yhden kumppanin malli on toimiva vaihtoehto molemmille ääripäille. Yhteistyö voidaan räätälöidä täysin asiakkaan tarpeiden mukaan, ja usein ulkopuolisella kumppanilla on valmiiksi ideoita ja ehdotuksia myös niille asiakkaille, jotka haluavat tehdä paljon itse. Omat toiveet kannattaakin nostaa keskusteluun jo mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Kenelle markkinoinnin ulkoistaminen sopii – ja kenelle ei?

Markkinoinnin ulkoistaminen on toimiva ratkaisu yrityksille, joiden oma aika tai osaaminen ei riitä pitkäjänteiseen tekemiseen, mutta halua kasvaa ja näkyä markkinoilla löytyy. Parhaimmillaan hyvä kumppani toimii myös liiketoimintaa ymmärtävänä sparraajana, joka tuo tekemiseen suunnitelmallisuutta, jatkuvuutta ja uusia näkökulmia.

Markkinoinnin ulkoistaminen voikin olla hyvä ratkaisu, jos…

• Yrityksellä ei ole omaa markkinointihenkilöä eikä budjetti mahdollista tällaisen palkkaamista, mutta tarvetta on säännölliselle tekemiselle
• Yrittäjän oma aika ei riitä markkinointiin, tai se ei ole omaa vahvinta osaamisaluetta
• Markkinointiin halutaan tuoreita ideoita ja ulkopuolista näkemystä
• Tavoitteena on suunnitelmallinen kasvu, näkyvyys ja asiakashankinnan tehostaminen markkinoinnin keinoin
• Yrityksessä kaivataan liiketoiminnallista tuki- ja sparrauskumppania – kokeneella markkinoijalla on usein kyky tarkastella toimintaa ulkopuolelta ja ehdottaa vaihtoehtoja, jotka tukevat tavoitteita myös markkinoinnin näkökulmasta

On kuitenkin tilanteita, joissa markkinoinnin ulkoistaminen ei ole ajankohtaisin tai järkevin vaihtoehto. Jos yrityksen liiketoimintatavoitteet tai kohderyhmät ovat vielä epäselviä, ulkopuolisen kumppanin on vaikea onnistua omassa roolissaan. Tällöin yhteistyö harvoin tuottaa tulosta.

Myös silloin, kun markkinoinnin tarpeet ovat hyvin satunnaisia ja pieniä, voi kustannustehokkain ratkaisu olla hoitaa markkinointiaan itse. Ulkoistamisesta saa usein irti parhaan hyödyn, kun sitä ei nähdä pelkkänä yksittäisten toimenpiteiden ostamisena, vaan osana liiketoiminnan jatkuvaa kehittämistä.

Markkinoinnin ulkoistaminen ei siis välttämättä ole kannattavaa, jos…

• Yrityksellä ei ole selkeää ymmärrystä omista tavoitteistaan tai kohderyhmistään
• Markkinointiin ei haluta tai voida investoida lainkaan
• Odotetaan nopeita tuloksia ilman pitkäjänteisyyttä ja panostuksia
• Yrittäjä haluaa pitää kaiken markkinointiviestinnän tiukasti omissa käsissään
• Tarpeet ovat hyvin pieniä ja satunnaisia, jolloin yksittäiset toimenpiteet voi hoitaa kustannustehokkaammin itse – yksittäisissä ja satunnaisissa toimeksiannoissa työkohtainen hinta voi nousta suhteettoman korkeaksi

Kuinka yritykselle valitaan sopiva ulkopuolinen markkinointikumppani?

Kun omat markkinoinnin tarpeet on selvitetty ja kirkastettu, on aika lähteä etsimään sopivaa markkinoinnin kumppania.

Markkinointipalveluiden kilpailuttamisessa on lopulta kyse hyvin samanlaisesta prosessista kuin minkä tahansa muun tukipalvelun hankinnassa. Mitä pidempiaikaisemmasta yhteistyöstä on kyse, sitä tärkeämpää on, että kumppani sopii yhteen yrityksen tavoitteiden ja toimintatapojen kanssa.

Markkinointikumppanin tulisi olla juuri sopivan kokoinen ja oikein resursoitu suhteessa asiakkaan tarpeisiin – ei liian suuri, muttei liian pienikään.

Ennen oman yritystoimintani aloittamista toimin itsekin markkinointipalveluiden ostajana ja kilpailutin vuosien varrella useita eri toimistoja. Laadin tuolloin itselleni kahdeksan kohdan listan siitä, mitä pidin tärkeänä sopivan markkinointikumppanin valinnassa.

Uskon, että samat kriteerit ovat edelleen hyödyllisiä yritykselle, joka pohtii markkinointinsa ulkoistamista:

• Palvelun ennakkomielikuvat. Millainen maine palveluntarjoajalla on? Onko ostettavasta palvelusta olemassa julkisia referenssejä? Tai vielä parempaa, ovatko asiakkaat kertoneet oma-aloitteisesti hyvää kokemuksistaan yrityksen tai yrittäjän kanssa?
• Toimialakohtainen osaaminen. Vaikka markkinoijat ovat parhaimmillaan todellisia kameleontteja, on monella meistä myös vankka kokemus tietyn toimialan palveluiden tarjoamisesta. Onko tämä tärkeä valintakriteeri – ja jos on, löytyykö siihen liittyviä referenssejä?
• Palvelun laajuus. Tarjoaako kumppani markkinointipalveluiden kokonaisuuden vai korostuvatko tarjonnassa vain yksittäiset markkinoinnin osa-alueet? Jos kyse on osapalvelusta, mitä palveluita on mahdollisesti vielä hankittava muualta?
• Joustavuus. Voiko yhteistyötä skaalata ylös- tai alaspäin tarpeen mukaan? Jos oma markkinoinnin tarve vaihtelee, pystyykö kumppani reagoimaan muutoksiin ja silti takaamaan palvelun jatkuvuuden ja laadun?
• Yhteydenpito ja yhteistyön sujuvuus. Kuinka säännöllisesti yhteistyötä tehdään ja millä syklillä (esim. viikoittain tai kuukausittain)? Miten helposti kumppani on tavoitettavissa?
• Hinnoittelu ja läpinäkyvyys. Mitä palvelu maksaa? Mitä rahalle saa vastineeksi? Sisältyykö hintaan alihankintaa tai läpilaskutusta?
• Tulosten seuranta. Miten palveluntarjoaja osoittaa työnsä arvon? Miten mittarit määritellään? Raportoidaanko tuloksista säännöllisesti ja asiakkaan kannalta selkokielellä?
• Luottamus. Tämä on usein tärkein tekijä. Hyvän kumppanin kanssa yhteistyö on sujuvaa ja luottamuksellista. Jos asiakkaalle jää tippaakaan tunne, että kumppania kiinnostaa enemmän oma asiakasportfolio kuin asiakkaan liiketoiminnan menestys, on yhteistyötä syytä harkita kahdesti.

Bonusvinkkinä myös: Hyvän markkinoinnin kumppanin tunnistaa myös siitä, ettei tämä pyri haalimaan kaikkia mahdollisia asiakkaita. Erityisesti pienemmällä toimistolla on oltava rohkeutta sanoa potentiaalisille asiakkaille myös ei, jotta jo olemassa olevia asiakkaita voidaan palvella sovitusti. Vaikka aihe voi tuntua palvelun ostajan näkökulmasta kiusalliselta, on jokaisen osapuolen kannalta reilua nostaa tämä näkökulma esiin jo mahdollisesta yhteistyöstä keskusteltaessa.

Markkinoinnin ulkoistaminen mielessä? Keskustellaan lisää!

Jos oman yrityksen markkinointi jää jatkuvasti muiden tehtävien jalkoihin, on todennäköisesti oikea hetki pohtia ulkopuolisen kumppanin apua. Tähän Preferian kaltainen kumppani on erinomainen vaihtoehto.

Markkinoinnin pakettiratkaisuissani yhdistyvät paitsi markkinoinnin suunnittelu ja toteutus, myös säännöllinen seuranta ja kehitys. Istun asiakkaideni kanssa alas vähintään kerran kuussa, jolloin käymme läpi tuloksia, suunnittelemme seuraavia toimenpiteitä ja reagoimme tarvittaessa nopeasti muuttuviin tilanteisiin.

Yksinyrittäjänä pidän huolta siitä, että palvelu on selkeä ja joustava, mutta samalla äärimmäisen kustannustehokas. Sovimme etukäteen kuukausittaisen, asiakkaiden markkinoinnin tavoitteiden mukaisen tuntimäärän, jonka puitteissa markkinointi toteutetaan.

Tällä hetkellä asiakkaani maksavat palveluistani noin 700–1000 euroa kuukaudessa, riippuen käytettävistä tunneista ja mahdollisista lisäpalveluista. Investointi voi ensi ajatuksella tuntua isolta, mutta yleiseen markkinatasoon verrattuna se on varsin maltillinen.

Vaan mikä kaikista tärkeintä, tarjoaa palvelu asiakkailleni myös mielenrauhaa, selkeyttä, lisää aikaa omaan liiketoimintaan sekä totta kai tuloksia.