Sisällöntuotannon ulkoistaminen: Näin valitset yrityksellesi oikean sisällöntuotannon kumppanin

Jos olisin yrittäjä, enkä työskentelisi markkinoinnin parissa, ulkoistaisin sisällöntuotannon mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ulkopuoliselle kumppanille.

Miksi? Koska sisällöntuotanto on yrityksen brändin rakentamisen tärkeimpiä – mutta samalla todennäköisimmin laiminlyötyjä – osa-alueita. Väittäisin jopa, että jos joku asia päätyy yrityksissä to-do-listan hännille kiireellisempien tehtävien tieltä, se on yhdeksän kertaa kymmenestä systemaattinen sisällöntuotanto.

Samalla säännöllinen sisällöntuotanto on kuitenkin tehokkain tapa kasvattaa yrityksen näkyvyyttä, kirkastaa brändiä ja sitouttaa asiakkaita.

Juuri siksi sisällöntuotannon ulkoistaminen on fiksu veto lähes mille tahansa yritykselle. Kokenut ja ammattitaitoinen sisällöntuottaja ei pelkästään kevennä yrityksen omaa työkuormaa, vaan tuo mukanaan näkökulmia, luovuutta ja asiantuntijuutta, jota yrityksestä ei välttämättä löydy.

Eikä sisällöntuotannon ulkoistaminen ole suinkaan vain isojen yritysten etuoikeus. Oikean kumppanin ja toimivan yhteistyömallin avulla myös pienemmät yritykset voivat ulkoistaa sisällöntuotantonsa tehokkaasti.

Tässä artikkelissa jaan vinkkejä siihen, miten sisällöntuotannon ulkoistaminen käy sujuvasti ja mitä asioita kannattaa toimivassa ulkoistamisessa kannattaa ottaa huomioon. Voit siirtyä kätevästi sinua kiinnostaviin osioihin pikalinkkien avulla:

Mitä sisällöntuotannon ulkoistaminen tarkoittaa?

Sisällöntuotannon ulkoistaminen tarkoittaa yksinkertaisimmillaan sitä, että yritys antaa sisällön suunnittelun, tuottamisen – ja joskus myös julkaisun – ulkopuolisen asiantuntijan vastuulle. Tällöin sisällöntuotannosta vastaa markkinointiviestintään erikoistunut yritys, freelancer tai muu talon ulkopuolinen kumppani.

Ulkoistaminen sopii erityisesti yrityksille, jonka omat resurssit tai osaaminen jatkuvaan ja laadukkaaseen sisällöntuotantoon ovat rajalliset.

Ulkoistettu sisällöntuotanto voi kattaa periaatteessa mitä tahansa perinteisistä tekstisisällöistä sosiaalisen median postauksiin tai verkkosivujen sisältöihin. Myös visuaalisilla ja auditiivisilla sisällöillä, kuten brändikuvituksella, podcasteilla ja videotuotannoilla, on yhä näkyvämpi rooli päivittäin kulutettavissa sisältövirroissa.

Usein kuulee sanottavan, että sisällöntuotannon ulkoistaminen on vain sisältötyön delegointia eteenpäin. Termi ulkoistaminen onkin hieman harhaanjohtava. Todellisuudessa toimiva sisällöntuotannon ulkoistaminen vaatii äärimmäisen tiivistä asiakkaan ja palveluntarjoajan välistä yhteistyötä.

Hyvä sisällöntuottaja ei ole pelkkä tilauksesta tekstiä naputtava taustavaikuttaja, vaan strateginen sisältömarkkinoinnin kumppani, joka tukee sisällöillä yrityksen liiketoiminnallisia tavoitteita. Ammattitaitoinen sisällöntuottaja onkin parhaimmillaan todellinen moniosaaja, jonka osaaminen ulottuu yksittäisistä sisältöformaateista aina sisältökokonaisuuksien suunnitteluun ja markkinoinnin mittaamiseen.

Miksi sisällöntuotannon ulkoistaminen kannattaa?

Yksi yleisimmistä syistä sisällöntuotannon ulkoistamiselle on sen yrityksille tarjoama ajansäästö. Vaikka sisällön kuluttaminen voi käydä nopeimmillaan silmänräpäyksessä, voi työ sisältöjen taustalla viedä helposti viikkoja tai jopa kuukausia. Näkyvän lopputuloksen tuottaminen onnistuu harvoin yhdellä istumalla.

Sisällöntuotannon ulkoistamalla yritys voikin jättää pitkälti koko prosessin suunnittelusta tuotantoon ammattilaisen harteille.

Hyvin toteutettu ulkoistaminen säästää paitsi rahaa, myös aikaa. Yritykseen palkatun sisällöntuottajan tai markkinoinnin asiantuntijan palkkakustannukset voivat nousta helposti kymmeniin tuhansiin euroihin. Ulkoistaminen sen sijaan antaa mahdollisuuden skaalata kustannuksia yrityksen tarpeiden mukaan. Esimerkiksi muutaman tunnin kuukausittainen yhteistyö ulkopuolisen asiantuntijan kanssa voi kustantaa vain murto-osan siitä, mitä in-house-resurssi maksaisi.

Pitkäaikaisessa yhteistyössä kustannustehokkuus korostuu entisestään. Mitä paremmin kumppanisi tuntee yrityksesi, brändisi, tavoitteesi ja toimialasi, sitä helpompaa hänen on luoda puhuttelevaa ja juuri sinun yritystäsi palvelevaa sisältöä. Kuten kenen tahansa uuden työntekijän perehdytyksessä, myös ulkopuolisen sisällöntuottajan kanssa kannattaa siis olla kärsivällinen.

Moni sisällöntuotantoaan Preferialle ulkoistanut yritys on lisäksi todennut, että heille ulkoistamisen suurin hyöty ei ole niinkään palvelun vapauttamassa ajankäytössä, vaan siinä, miten ulkopuolinen kumppani estää heitä poteroitumasta liikaa omalle mukavuusalueelleen. Sisällöntuotantoaan ulkoistava saakin investoinnilleen usein vastinetta myös talon ulkopuolisista näkökulmista.

Minkälaisia vaihtoehtoja sisällöntuotannon ulkoistamiseksi on?

Tapoja sisällöntuotannon ulkoistamiseen on yhtä monta kuin palveluntarjoajia ja asiakkaitakin. Omista markkinoinnin toiveista ja tavoitteista kannattaakin keskustella markkinoinnin asiantuntijan kanssa rohkeasti.

Siksi myös Preferian lähtökohtana on tarjota asiakkailleen hyvin joustavia pakettiratkaisuja sisällöntuotannon ulkoistamiseen. Jokainen paketti räätälöidään yksilöllisten tarpeiden ja lähtökohtien mukaan.

Tällä hetkellä tuotan asiakkailleni sisältöjä karkeasti neljällä eri yhteistyömallilla:

Kuinka ulkoistan sisällöntuotannon juuri oikealle kumppanille?

Sisällöntuotantoa ulkoistettaessa oikean kumppanin valintaa ei voi korostaa liikaa. Markkinointi, jos jokin, on palvelua, jossa eri osapuolten tulisi olla aina samalla aaltopituudella. Ilman sujuvaa yhteistyötä lopputulokset jäävät väkisinkin keskinkertaiseksi.

Kumppania valittaessa kannattaakin puntaroida tarkkaan paitsi sitä, minkälaista osaamista ja apua sisällöntuotantoon tarvitset, myös sitä, kenen kanssa haluat työskennellä yhdessä. Ei ole lainkaan harvinaista, että sisällöntuotannon kumppanuudesta alkanut yhteistyö muodostuu vuosien saatossa hyväksi ystävyydeksi.

Esimerkkejä löytyy omasta verkostostanikin: tapaan yhä säännöllisesti ex-kollegoita ja -palveluntarjoajia, joiden kanssa tein vuosia sisältömarkkinoinnin yhteistyötä.

Istu siis potentiaalisten palveluntarjoajien kanssa rauhassa alas, tutustu heihin ja kuuntele, millaisia näkemyksiä heillä on yrityksestäsi. Hyödynnä tilaisuus pallotella heidän kanssaan mahdollisia sisältöaiheita, tavoitteita ja julkaisukanavia.

Lopullisessa valinnassa kannattaa painottaa ainakin sisällöntuottajan…

Oma kokemukseni (ajalta ennen omaa yritystoimintaa) on myös se, että paras sisällöntuotannon kumppani osaa olla oikeaan aikaan jopa suoranainen piikki lihassa. Arvostin aina palvelun ostajana sitä, että sisällöntuottaja uskalsi haastaa alkuperäiset ehdotukset ja toi pöytään täysin uusia ideoita. Perustellut ja luovat ehdotukset olivat merkki siitä, että kumppani aidosti ajatteli asiakkaan parasta.

Paras ulkoistettu sisällöntuottaja ei olekaan välttämättä se, joka osaa tuottaa näyttäviä markkinointisisältöjä, vaan se, joka ymmärtää yrityksesi liiketoimintaa. Tällaista kumppanuutta kannattaa myös vaalia pitkään.

Miten varmistan, että ulkoistettu sisällöntuotanto toimii tehokkaasti minun yrityksessäni?

Olen joskus sanonut asiakaspalaverissa, että hyvän sisällöntuottajan toteemieläimen pitäisi olla kameleontti. Siinä missä kameleontit pystyvät vaihtamaan väriään ulkoisten tekijöiden vaikutuksesta, sisällöntuottajan ammattitaitoon kuuluu omaksua uusia aiheita ja hyödyntää eri brändien äänensävyä.

Jos yhteistyö asiakkaan ja sisällöntuottajan välillä ajaa jossain karille, on se todennäköisimmin arjen viestintä.

Sisällöntuottajan näkökulmasta tärkeintä on, että yhteiset pelisäännöt ovat alusta alkaen selvät. Kun yhteistyötä suunnitellaan pitkäjänteisesti, myös yllättäviin muutoksiin on helpompi reagoida. Matkan varrella niitäkin tulee taatusti vastaan.

Roolit, vastuut ja yhteiset käytänteet onkin hyvä sopia etukäteen mahdollisimman tarkkaan, kattaen esimerkiksi…

Monen markkinointitoimiston, myös Preferian, yhteistyömalleihin kuuluvat keskeisenä osana säännölliset viikko- ja kuukausipalaverit, jotka suunnitellaan asiakkaan sisältöpakettien mukaisesti. Tapaamisissa sovitaan tulevien viikkojen työnjako ja vastuut, mikä auttaa varmistamaan, että yhteistyö etenee sovitusti.

Kannattaako sisällöntuotanto ulkoistaa pienelle vai suurelle markkinoinnin kumppanille?

Isoissa ja pienissä sisällöntuotannon kumppaneissa on omat vahvuutensa ja heikkoutensa. Tärkeintä onkin löytää kumppani, jonka kanssa juuri sinä pystyt saavuttamaan haluamasi tavoitteet.

Suuremmassa toimistossa käytössäsi on kokonainen tiimi markkinoinnin erikoisosaajia. Saman katon alta löytyy asiantuntijoita niin kirjallisen sisällön tuotantoon, graafiseen suunnitteluun, datan analysointiin kuin digimainontaan. Tämä on merkittävä etu erityisesti laajoissa ja monikanavaisissa markkinointiyhteistöissä, joissa eri osa-alueiden ammattilaisten osaamista tarvitaan jatkuvasti.

Se, missä moni pieni yritys kuitenkin pystyy erottumaan, on palvelun joustavuus, henkilökohtaisuus ja läpinäkyvyys. Varsinkaan yksinyrittäjällä ei ole mahdollisuutta väistää vastuuta tai todeta, että ”en voi vaikuttaa yrityksessämme tähän, mutta voin välittää viestisi eteenpäin.”

Ja korostan heti: tämä ei missään nimessä ole kaikkien suurten toimistojen perisynti. Tiedän paljon isoja toimijoita, joissa edellä mainittua ongelmaa ei ole, vaan asiakkuusvastaavat ovat valmiita ajamaan vaikka toiselle puolelle maailmaa asiakkaidensa edun nimissä.

Ero näkyy myös palvelun hintalapussa. Esimerkiksi Preferian tarjoamat pakettiratkaisut sopivat hinnoittelunsa vuoksi erityisen hyvin pienille ja keskisuurille yrityksille. Yrityksen menojen koostuessa maltillisista kiinteistä kuluista – ja toimitusjohtajan virkaa kantavan koiran nappuloista – pystyn pitämään myös hinnoitteluni hyvin kilpailukykyisinä.

Resursseja puntaroidessa on hyvä huomioida sekin, että monet markkinoinnin ja luovan alan pienyritykset tekevät keskenään tiivistä yhteistyötä. Samalla yrittäjien verkostot ovat usein laajoja ja kattavat niin graafikkoja, valokuvaajia kuin verkkopalveluiden kehittäjiä.

Myös minulla on Preferian ympärillä oma luotettavien yhteistyökumppanien verkosto, joka on luonnollisesti myös asiakkaideni käytettävissä.

Oli yhteistyökumppanisi suuri tai pieni, kannustan jokaista sisällöntuotantonsa ulkoistavaa yritystä varmistamaan aina sen, kuka työn lopulta tekee. Markkinointi ei ole taatusti maailman ainoa ala, jossa isotkin toimistot joutuvat kiireen keskellä ulkoistamaan asiakkuuksiaan freelancereille.

Laadukkaan kumppanin tunnistaa avoimuudesta. Jos kumppanisi hyödyntää pääosin freelancereita palvelunsa tuottamiseen, on erityisen tärkeää sopia selkeät pelisäännöt siitä, mikä on se asiantuntemus, josta sinä todellisuudessa maksat.

Suoraselkäinen sisällöntuottaja osaa kertoa rehellisesti senkin, jos hänen palvelunsa ei syystä tai toisesta sovi sinulle ja yrityksellesi. Kenenkään etu ei ole, jos palvelun tuottajan ja ostajan välissä on monesta osapuolesta koostuva alihankintaketju.

Yhteenveto: Sisällöntuotannon ulkoistaminen oikealle kumppanille tuo markkinointiin joustoa ja tehokkuutta

Kun sisällöntuotannon vastuu jaetaan ulkopuolisen kumppanin kanssa, yrityksen omat resurssit vapautuvat strategisesti tärkeämpiin tehtäviin. Samalla sisällöntuotannon ulkoistaminen tarjoaa kustannustehokkaan tavan tuottaa laadukasta sisältöä ilman suuria investointeja tai sisältöihin erikoistuneen työntekijän palkkaamista.

Ulkoistaminen ei kuitenkaan tarkoita vastuun siirtämistä pelkästään talon ulkopuolelle. Toimiva kumppanuus vaatii aina jatkuvaa viestintää, tiivistä yhteistyötä ja pitkäjänteisyyttä.

Sisällöntuotannon ulkoistaminen on kuitenkin hyvä vaihtoehto yrityksille, jotka…

Kiinnostaisiko siis sisällöntuotannon ulkoistaminen? Sparraillaan ihmeessä lisää aiheesta etäkahveilla! Varaa aika kalenteristani, niin katsotaan, kuinka pystyn auttamaan sinua sisällöntuotannossa ja markkinoinnin tavoitteidesi saavuttamisessa.